Téléphoner avec Microsoft Teams : Le Guide Complet de l'offre "Teams Phone"
Pour des millions d’utilisateurs en France et dans le monde, Microsoft Teams est bien plus qu’une simple application. C’est le centre névralgique de la collaboration d’entreprise : le lieu où l’on discute en équipe, où l’on partage des fichiers, où l’on organise des visioconférences. Pourtant, pour de nombreuses organisations, une fonction essentielle reste isolée, fonctionnant sur une infrastructure parallèle et vieillissante : la téléphonie. Les collaborateurs jonglent entre l’interface de Teams pour la collaboration interne et un poste téléphonique physique ou un softphone tiers pour communiquer avec l’extérieur, créant une rupture dans l’expérience de travail et une complexité de gestion pour les équipes IT.
Mais comment franchir le pas ? Comment connecter Teams au réseau téléphonique mondial ? Entre les « Forfaits d’appels » de Microsoft et la méthode plus flexible du « Direct Routing », le chemin à emprunter peut sembler technique et complexe.
Ce guide a été conçu pour vous, DSI, responsables IT et administrateurs de l’écosystème Microsoft 365. Notre objectif est de démystifier l’offre Teams Phone, de disséquer les options qui s’offrent à vous, et de vous fournir une analyse technique approfondie pour vous aider à faire le choix stratégique le plus pertinent pour votre organisation. En tant qu’experts certifiés Microsoft, nous vous accompagnerons à chaque étape de cette transformation, pour faire de votre plateforme Teams le hub de communication unique et définitif de votre entreprise.
1. Qu'est-ce que Microsoft Teams Phone ? Au-delà du simple clavier numérique
Activer Teams Phone, c’est doter votre environnement Teams de toutes les fonctionnalités d’un standard téléphonique (PBX) moderne, sans avoir besoin d’aucune infrastructure matérielle dans vos locaux.
Les Composants Fondamentaux de Teams Phone
L’offre Teams Phone repose sur trois piliers techniques :
- Le Système Téléphonique (Cloud PBX) : C’est le « cerveau » de la solution. Hébergé dans le cloud de Microsoft, il fournit toutes les fonctionnalités avancées que vous attendez d’un standard d’entreprise :
- Gestion des appels (mise en attente, transfert, renvoi).
- Messagerie vocale visuelle (messages vocaux transcrits et livrés dans Teams et par e-mail).
- Standards automatiques (Serveur Vocal Interactif – SVI).
- Files d’attente d’appels pour les services clients ou les hotlines.
- Groupes d’appels.
- Enregistrement d’appels.
- La Licence « Téléphone Teams » : Pour qu’un utilisateur puisse bénéficier de ces fonctionnalités, il doit se voir attribuer une licence additionnelle. Il s’agit généralement de la licence « Téléphone Teams Standard » (anciennement « Phone System »). Cette licence « allume » les capacités téléphoniques du compte de l’utilisateur.
- La Connectivité au Réseau Téléphonique Public Commuté (RTPC ou PSTN en anglais) : C’est le point crucial. Un système téléphonique, même dans le cloud, ne sert à rien s’il ne peut pas passer et recevoir des appels vers des numéros de téléphone fixes et mobiles classiques. C’est ici que se présente le choix stratégique majeur : comment connecter votre Cloud PBX Teams au monde extérieur ? C’est ce que nous allons explorer dans le chapitre suivant.
L’intégration de Teams Phone signifie que la téléphonie n’est plus un silo. Un appel entrant apparaît comme une notification Teams. L’historique des appels est intégré au fil de discussion avec un contact. Un message vocal est aussi simple à consulter qu’un message instantané. Cette intégration native fluidifie les communications et unifie l’expérience utilisateur de manière spectaculaire.
2. Les Options de Connectivité : Forfaits d'appels Microsoft vs. Direct Routing
Pour connecter Teams Phone au réseau téléphonique, Microsoft propose deux modèles radicalement différents. Le choix entre ces deux options est la décision la plus importante que vous aurez à prendre.
Option 1 : Les Forfaits d’appels Microsoft (Microsoft Calling Plans)
- Vous assignez une licence « Téléphone Teams Standard » à votre utilisateur.
- Vous lui assignez en plus une licence « Forfait d’appels » (par exemple, « Forfait d’appels nationaux Microsoft Teams » qui inclut 1200 minutes d’appels vers les fixes et mobiles en France).
- Vous pouvez alors soit demander de nouveaux numéros de téléphone directement depuis le centre d’administration Teams, soit lancer une procédure de portabilité pour transférer vos numéros existants chez Microsoft.
- Simplicité Maximale : C’est une solution tout-en-un. Un seul fournisseur, une seule facture, une seule interface d’administration (le centre d’administration Teams) pour gérer les utilisateurs, les numéros et les licences.
- Déploiement Rapide : Pour une petite entreprise ou une nouvelle filiale sans infrastructure existante, c’est la méthode la plus rapide pour être opérationnel.
- Gestion Simplifiée : Pas d’infrastructure à gérer, pas de configuration complexe de SBC (Session Border Controller), pas de relation à gérer avec un opérateur tiers.
- Coût Souvent Plus Élevé : Le coût par utilisateur est généralement supérieur à celui d’une solution Direct Routing, surtout si vous avez de nombreux utilisateurs qui ne passent que peu d’appels. Les forfaits de minutes peuvent être rigides et les coûts hors forfait, élevés.
- Flexibilité Limitée : Vous êtes dépendant des offres et des tarifs de Microsoft. L’intégration avec des systèmes tiers (un interphone, un système d’alarme analogique, un centre de contact existant) est très complexe, voire impossible.
- Couverture Géographique Inégale : Bien que la couverture s’améliore, les forfaits d’appels Microsoft ne sont pas disponibles dans tous les pays. Pour une entreprise internationale avec des bureaux dans des régions non couvertes, ce n’est pas une solution viable.
- Manque de Personnalisation : Vous êtes limité aux fonctionnalités et aux options proposées par Microsoft. Il y a peu de place pour une personnalisation poussée des plans de routage ou des intégrations.
2. Les Options de Connectivité : Forfaits d'appels Microsoft vs. Direct Routing
Pour connecter Teams Phone au réseau téléphonique, Microsoft propose deux modèles radicalement différents. Le choix entre ces deux options est la décision la plus importante que vous aurez à prendre.
Option 1 : Les Forfaits d'appels Microsoft (Microsoft Calling Plans)
- Vous assignez une licence « Téléphone Teams Standard » à votre utilisateur.
- Vous lui assignez en plus une licence « Forfait d’appels » (par exemple, « Forfait d’appels nationaux Microsoft Teams » qui inclut 1200 minutes d’appels vers les fixes et mobiles en France).
- Vous pouvez alors soit demander de nouveaux numéros de téléphone directement depuis le centre d’administration Teams, soit lancer une procédure de portabilité pour transférer vos numéros existants chez Microsoft.
- Simplicité Maximale : C’est une solution tout-en-un. Un seul fournisseur, une seule facture, une seule interface d’administration (le centre d’administration Teams) pour gérer les utilisateurs, les numéros et les licences.
- Déploiement Rapide : Pour une petite entreprise ou une nouvelle filiale sans infrastructure existante, c’est la méthode la plus rapide pour être opérationnel.
- Gestion Simplifiée : Pas d’infrastructure à gérer, pas de configuration complexe de SBC (Session Border Controller), pas de relation à gérer avec un opérateur tiers.
- Coût Souvent Plus Élevé : Le coût par utilisateur est généralement supérieur à celui d’une solution Direct Routing, surtout si vous avez de nombreux utilisateurs qui ne passent que peu d’appels. Les forfaits de minutes peuvent être rigides et les coûts hors forfait, élevés.
- Flexibilité Limitée : Vous êtes dépendant des offres et des tarifs de Microsoft. L’intégration avec des systèmes tiers (un interphone, un système d’alarme analogique, un centre de contact existant) est très complexe, voire impossible.
- Couverture Géographique Inégale : Bien que la couverture s’améliore, les forfaits d’appels Microsoft ne sont pas disponibles dans tous les pays. Pour une entreprise internationale avec des bureaux dans des régions non couvertes, ce n’est pas une solution viable.
- Manque de Personnalisation : Vous êtes limité aux fonctionnalités et aux options proposées par Microsoft. Il y a peu de place pour une personnalisation poussée des plans de routage ou des intégrations.
Option 2 : Le Direct Routing
- Vous assignez une licence « Téléphone Teams Standard » à vos utilisateurs (comme pour les forfaits d’appels).
- Vous souscrivez un contrat de Trunk SIP auprès d’un opérateur télécom de votre choix.
- Le cœur du système est un composant appelé SBC (Session Border Controller). C’est un appareil (physique ou virtuel) qui agit comme une passerelle sécurisée et un traducteur entre le réseau de votre opérateur et l’environnement Microsoft Teams.
- Ce SBC est certifié par Microsoft et est configuré par un intégrateur expert pour établir la connexion. C’est lui qui « route » les appels entre les deux mondes.
- Flexibilité Totale du Choix de l’Opérateur : Vous pouvez mettre en concurrence les opérateurs pour obtenir les meilleurs tarifs sur les communications, négocier des forfaits sur mesure, ou conserver votre opérateur historique avec qui vous avez une relation de confiance.
- Optimisation des Coûts : Le coût global (licence Teams Phone + coût du Trunk SIP) est presque toujours plus avantageux que les forfaits d’appels, surtout pour les entreprises d’une certaine taille. Le coût du Trunk SIP est souvent basé sur le nombre d’appels simultanés (canaux), et non sur le nombre d’utilisateurs, ce qui est bien plus économique.
- Couverture Mondiale : Vous pouvez choisir un opérateur qui a une présence dans tous les pays où votre entreprise opère, et ainsi unifier votre téléphonie à l’échelle mondiale.
- Intégration et Interopérabilité : Le SBC permet de connecter Teams à une multitude d’autres systèmes : un PABX existant pour une migration progressive, des systèmes analogiques (fax, interphones) via des passerelles, ou des plateformes de centre de contact tierces.
- Contrôle et Personnalisation : Vous gardez le contrôle sur votre infrastructure de routage, ce qui permet des configurations bien plus avancées et sur mesure.
- Complexité de Mise en Œuvre Initiale : Le déploiement du Direct Routing est un projet technique qui requiert une expertise spécifique sur les SBC et l’écosystème Teams. Ce n’est pas une solution « clic-bouton ».
- Nécessité d’un SBC : L’acquisition et la gestion d’un SBC (ou l’utilisation d’un « SBC as a Service » proposé par un opérateur) représentent un coût et une couche technique supplémentaires.
- Multiplicité des Interlocuteurs : En cas de problème, il faut pouvoir diagnostiquer si la cause vient de Microsoft, de l’opérateur, du SBC ou de la configuration. Une bonne relation avec un intégrateur qui peut gérer ces différents acteurs est essentielle.
3. Pourquoi le Direct Routing est Souvent la Meilleure Option Stratégique
- Maîtrise des Coûts à Grande Échelle : Le modèle de tarification par canal du Trunk SIP est bien plus adapté à la réalité des entreprises que le modèle par utilisateur des forfaits d’appels. Vous ne payez que pour votre capacité d’appels simultanés, que vous ayez 100 ou 1000 utilisateurs.
- Indépendance et Levier de Négociation : En dissociant la plateforme (Microsoft) de l’opérateur, vous n’êtes pas prisonnier d’un écosystème unique. Vous conservez un levier de négociation avec les opérateurs télécoms et pouvez changer de fournisseur de Trunk SIP sans avoir à modifier toute votre configuration Teams.
- Scénarios de Migration Progressive : Le Direct Routing est l’outil parfait pour une migration en douceur. Vous pouvez commencer par connecter votre PABX existant à Teams via le SBC. Vos utilisateurs peuvent alors passer et recevoir des appels depuis Teams tout en conservant leurs postes et leurs lignes existantes. Ensuite, vous pouvez migrer les utilisateurs par vagues vers le « tout Teams », à votre propre rythme.
- Pérennité de l’Investissement : Le SBC est un investissement durable. C’est une passerelle de communication qui pourra demain interconnecter Teams avec d’autres plateformes ou de futurs systèmes, assurant la pérennité de votre architecture.
En résumé, choisir le Direct Routing, c’est faire le choix de la maîtrise, de la flexibilité et de l’optimisation. C’est se doter d’une architecture de communication ouverte, prête à s’adapter aux défis futurs de votre entreprise.
Optimiser les salles de réunion et espaces collaboratifs
Les espaces dédiés aux échanges collectifs nécessitent une attention particulière :
- Les panneaux muraux et plafonds Texaa réduisent la réverbération, permettant des échanges plus clairs et moins fatigants
- L’intelligibilité de la parole est améliorée, ce qui rend les réunions plus efficaces
- Le confort acoustique général contribue à maintenir l’attention des participants sur la durée
Améliorer la qualité des visioconférences
Avec l’essor du travail hybride, la qualité des visioconférences est devenue un enjeu majeur. Les solutions acoustiques Texaa offrent :
- Une réduction des interférences sonores captées par les microphones
- Une meilleure clarté de la voix pour les participants à distance
- Un environnement plus professionnel qui valorise l’image de l’entreprise lors des échanges virtuels
4. Comment Iris Connect Vous Accompagne pour le Direct Routing
Le déploiement du Direct Routing est un projet qui ne s’improvise pas. Il requiert une expertise pointue à la croisée des mondes de la téléphonie traditionnelle, des réseaux IP et de l’écosystème Microsoft. C’est précisément là que notre valeur ajoutée, en tant qu’intégrateur certifié, prend tout son sens.
Notre accompagnement se déroule en plusieurs phases clés :
- Phase d’Audit et de Conseil : Nous commençons par analyser votre infrastructure existante, vos contrats opérateurs, vos usages et vos objectifs. Nous vous aidons à choisir l’opérateur de Trunk SIP le plus adapté et à dimensionner correctement le SBC et le nombre de canaux nécessaires.
- Conception de l’Architecture : Nous concevons l’architecture technique complète, incluant la configuration réseau, le choix du SBC (physique dans vos locaux, ou virtualisé dans Azure), et les plans de numérotation.
- Déploiement et Configuration : Nos ingénieurs certifiés procèdent à l’installation et à la configuration du SBC. Ils établissent la connexion sécurisée avec l’environnement Microsoft 365 et configurent l’ensemble des politiques de routage et des plans de numérotation dans le centre d’administration Teams.
- Migration et Portabilité : Nous pilotons le projet de migration, que ce soit la portabilité de vos numéros de téléphone existants ou la mise en place d’un scénario de coexistence avec votre PABX. Nous nous assurons que la transition se fasse sans aucune interruption de service.
- Formation et Support : Nous formons vos administrateurs à la gestion quotidienne de la plateforme et vos utilisateurs aux nouvelles fonctionnalités. Notre service de support prend ensuite le relais pour assurer la maintenance et la supervision de la solution, agissant comme votre point de contact unique en cas d’incident.
Faire appel à Iris Connect, c’est s’assurer que votre projet Direct Routing est mené de bout en bout par des experts, en respectant les meilleures pratiques de Microsoft, pour un résultat fiable, sécurisé et performant.
5. Les Équipements Compatibles : Donner Corps à la Voix
La meilleure des plateformes logicielles doit s’appuyer sur des terminaux matériels de qualité pour offrir une expérience utilisateur optimale. L’écosystème de périphériques certifiés pour Microsoft Teams est aujourd’hui extrêmement riche.
- Les Postes Téléphoniques de Bureau (« Teams Phones ») : Pour les utilisateurs qui conservent l’usage d’un téléphone physique, les gammes de postes de Yealink, Poly et Cisco offrent une expérience native Teams. Ces téléphones disposent d’écrans tactiles affichant l’interface Teams, d’un son haute définition et de boutons dédiés pour un accès rapide aux fonctionnalités.
- Les Casques et Écouteurs (« Teams Headsets ») : C’est le périphérique de choix pour la majorité des utilisateurs en environnement de travail hybride. Les casques certifiés de Poly, Yealink et Jabra garantissent une qualité audio cristalline, une annulation de bruit performante pour le microphone, et une intégration parfaite avec le client Teams (bouton pour décrocher/raccrocher, gestion du statut de présence).
- Les Systèmes de Salles de Réunion (« Teams Rooms ») : Pour équiper vos salles, les barres de visioconférence et systèmes modulaires de Poly, Cisco et Yealink sont certifiés « Microsoft Teams Rooms ». Ils permettent de transformer n’importe quel espace en une salle de conférence native Teams, où la téléphonie est bien sûr parfaitement intégrée.
Le choix du bon équipement est essentiel pour garantir l’adoption et la satisfaction des utilisateurs. Nos experts vous conseillent sur les meilleurs terminaux en fonction de vos profils d’utilisateurs (sédentaire, nomade, service client, etc.).
Conclusion : Faites de Teams le Cœur de Toutes Vos Communications
Microsoft Teams Phone n’est pas une simple fonctionnalité. C’est une opportunité stratégique d’unifier l’ensemble de vos communications, de simplifier votre infrastructure IT, de réduire vos coûts et d’offrir à vos collaborateurs une expérience de travail fluide et moderne, où qu’ils soient.
Le choix entre les Forfaits d’appels et le Direct Routing est déterminant. Si les premiers offrent une simplicité immédiate, le Direct Routing représente la voie de la maîtrise, de la flexibilité et de la performance économique à long terme pour toute entreprise structurée. C’est un projet technique qui, bien mené, porte des fruits considérables en termes d’agilité et de productivité.
Ne laissez plus votre téléphonie être le maillon faible de votre stratégie de collaboration. Faites le grand saut et intégrez la voix au cœur de l’outil que vos équipes utilisent déjà chaque jour.