Comment transformer une salle de réunion traditionnelle en un espace de collaboration performant, capable de connecter efficacement les participants sur site et à distance ? C’est le défi que nous a confié une PME leader de son secteur à Niort. Ce retour d’expérience détaillé retrace chaque étape de ce projet d’installation d’une salle de conseil hybride à Niort : de l’analyse des besoins initiaux aux résultats concrets en termes de productivité et de satisfaction. Découvrez comment une approche d’intégrateur local et expert fait toute la différence.
Sommaire de l’étude de cas
- Le Contexte : Une PME niortaise face aux défis du travail hybride
- La Solution sur-mesure d’IRIS CONNECT : Équipement et Agencement
- L’Installation : Un déploiement maîtrisé par un intégrateur de proximité
- Les Résultats : Un ROI tangible et une collaboration transformée
- Le mot du client
Le Contexte : Une PME niortaise face aux défis du travail hybride
Notre client, une entreprise d’une centaine de collaborateurs basée à Niort, a adopté un mode de travail hybride suite à la généralisation du télétravail. Si cette flexibilité était appréciée, elle a rapidement mis en lumière les limites de leur salle de conseil principale.
Le Problème : Des réunions stratégiques à deux vitesses
Les réunions du comité de direction (CODIR) devenaient frustrantes. Les membres à distance se sentaient exclus, peinant à suivre les échanges à cause d’un son de mauvaise qualité et d’une image statique et lointaine. Les principaux points de friction étaient :
- Un son inaudible : Le micro de la webcam posée sur la table ne captait que les personnes les plus proches.
- Une image impersonnelle : Un plan large unique ne permettait pas de voir les expressions des visages.
- Des problèmes de connexion constants : Le partage de contenu était complexe et peu fiable.
L’enjeu était clair : il fallait une solution professionnelle pour garantir l’équité et l’efficacité des réunions, quel que soit le lieu de participation des dirigeants.
La Solution sur-mesure d’IRIS CONNECT : Équipement et Agencement
Après une visite sur site et un audit complet des besoins, notre équipe d’experts a proposé une refonte complète de l’écosystème audiovisuel, en se basant sur une solution Microsoft Teams Rooms.
Le choix de l’équipement de la salle de conseil
La sélection du matériel s’est concentrée sur la performance et la simplicité d’usage :
- Un double écran 4K de 75 pouces : Pour afficher simultanément les participants à distance et le contenu partagé, garantissant une visibilité parfaite.
- Une caméra intelligente Poly Studio E70 : Dotée de deux capteurs 4K, elle offre un cadrage automatique de groupe et un suivi précis de l’orateur, rendant les échanges dynamiques. Vous pouvez en apprendre plus sur le choix des caméras dans notre guide sur les caméras de visioconférence.
- Des microphones de plafond Shure : Pour une captation audio à 360° claire et uniforme, quel que soit l’emplacement du participant dans la salle.
- Une console de contrôle Poly GC8 : Une tablette tactile sur la table pour démarrer la réunion et gérer les partages en un seul clic.
L’optimisation de l’agencement
L’agencement de la salle de visioconférence a été repensé pour placer la technologie au service de l’humain. La table a été réorientée pour faire face aux écrans, et des panneaux acoustiques discrets ont été ajoutés pour réduire la réverbération.
L’Installation : Un déploiement maîtrisé par un intégrateur de proximité
En tant qu’intégrateur audiovisuel à Niort, notre proximité a été un atout majeur. Le déploiement s’est déroulé en 3 jours, en coordination avec les équipes du client pour minimiser l’indisponibilité de la salle.
Le défi du projet : Le principal défi a été l’intégration parfaite des câbles dans le mobilier existant et les faux-plafonds pour un rendu esthétique irréprochable, sans aucun câble apparent. Notre expertise technique a permis de relever ce challenge avec succès.
Une session de formation des utilisateurs a ensuite été menée pour assurer une prise en main immédiate et complète de la nouvelle installation par les membres de la direction.
Les Résultats : Un ROI tangible et une collaboration transformée
Trois mois après l’installation de la salle de conseil hybride à Niort, les bénéfices sont mesurables et unanimement salués.
- 📈 Augmentation de 90% de la satisfaction des participants à distance concernant la qualité des réunions.
- ⏱️ Réduction de 10 minutes en moyenne du temps de démarrage des réunions grâce à la simplicité du système « one-touch-join ».
- ✅ Amélioration de la prise de décision : Les échanges sont plus fluides et inclusifs, permettant des décisions plus rapides et mieux informées.
- 💼 Valorisation de la marque employeur : L’entreprise démontre son engagement pour des outils de travail modernes et efficaces.
Le mot du client
« L’intervention d’IRIS CONNECT a complètement transformé nos réunions de direction. Nous avons enfin le sentiment d’être tous dans la même pièce. Leur expertise et leur réactivité en tant qu’acteur local ont été déterminantes. C’est un investissement que nous aurions dû faire bien plus tôt. »
— Le DSI de la PME cliente à Niort.
Cette étude de cas sur l’installation d’une salle de conseil hybride à Niort illustre parfaitement notre mission : comprendre vos enjeux métier et y répondre avec une solution technologique sur-mesure, parfaitement intégrée et simple d’utilisation.
Vous avez un projet similaire dans la région de Niort ou en Nouvelle-Aquitaine ?
Contactez nos experts pour un audit gratuit de vos salles de réunion.